انواع دفاتر قانونی و کاربرد هرکدام!

هر شرکت یا مؤسسه تجاری برای ساماندهی و نظارت بر امور مالی خود، لازم است آنها را در دفاتر مخصوصی ثبت نماید؛ تمام شرکت های حسابداری در پایان هر سال مالی باید اظهارنامه های مالیاتی را ارائه نمایند، پس از بررسی اظهارنامه مسئول رسیدگی، اسناد و مدارک مودی را طلب می نماید، دفاتر قانونی حسابداری جزء مهم ترین اسناد مالی قابل ارائه هستند، که این دفاتر پلمپ شده و به مسئولین رسیدگی به امور مالیاتی تحویل داده میشوند؛ در واقع دفاتر قانونی یا دفاتر حسابداری از جمله ملزومات اساسی در حسابداری به شمار میروند؛ در این مطلب قصد داریم توضیحاتی درباره انواع دفاتر قانونی دراختیار شما همراهان گرامی قرار دهیم؛ همراه ما باشید…

دفاتر قانونی حسابداری چیست؟

همانطور که اشاره کردیم، دفاتر قانونی شامل تمامی اطلاعات مالی، بدهکاری و بستانکاری شرکت یا مجموعه، به ترتیب تاریخ وقوع میباشد؛ این دفاتر دو نوع هستند: دفاتر قانونی رسمی و دفاتر قانونی غیر رسمی یا کمکی.

1. دفاتر قانونی رسمی: دفاتری که بر اساس قانون برای تهیه و تنظیم آنها الزام وجود دارد دفاتر رسمی هستند که از جمله “دفتر روزنامه”، “دفتر کل” میباشند.

2. دفاتر غیر رسمی: دفاتری که تهیه آنها الزامی نیست و برای سهولت و افزایش دقت در امر حسابداری و نگهداری بهتر حسابها نگارش میشوند؛ “دفتر معین” از معروف ترین دفاتر غیر رسمی میباشد.

انواع دفاتر قانونی کدامند؟

گفتیم مهمترین ابزار کار یک حسابدار، دفاتر حسابداری است؛ و میتوان گفت که آشنایی با دفاتر حسابداری اولین موضوعی است که هرکس در فراگیری علم حسابداری باید با آن آشنا شود، به این دلیل که یک حسابدار باید اطلاعات و اسناد حسابداری را بصورت روزانه در دفاتر قانونی ثبت کند؛

اطلاعات ثبت شده در دفاتر قانونی باید بدون خطا و اشتباه بوده و رویدادهای مالی با دقت و صحت درج گردد. دفاتر قانونی به خاطر پلمب بودن آنها در اصطلاح دفاتر پلمپ نیز نامیده میشوند. این دفاتر مشتمل بر ۴نوع دفتر حسابداری هستند:

• دفتر روزنامه
• دفتر کل
• دفتر دارایی
• دفتر کپیه

انواع دفاتر قانونی رسمی

1. دفتر روزنامه

دفتر روزنامه، یکی از ابزارهای مهم و ضروری حسابداری است؛ شخص حسابدار هر گونه معامله های تجاری، رویدادهای مالی مثل پرداخت نقدی، خرید، فروش، ظهرنویسی و… را در دفتر روزنامه، با توجه به تاریخ وقوع آن به ثبت می رساند؛ دفتر روزنامه در دو دسته عمومی و اختصاصی قرار می گیرد.

الف) دفتر روزنامه عمومی

دفتر روزنامه ای که تمامی رویدادهای مالی و معاملات در آن ثبت می شود با نام «دفتر روزنامه عمومی» شناخته می شود

ب) دفتر روزنامه خصوصی

دفاتر روزنامه ای که برای یک نوع خاص از رویدادهای مالی در نظر گرفته می شوند با نام «دفتر روزنامه خصوصی» میگویند

ساختار دفتر روزنامه، متشکل از چند ستون است، و در هر یک از این ستون‌ها، شماره سند، تاریخ، مبالغ بدهکاری و بستانکاری و شرح رویدادهای مالی به ترتیب تاریخ ثبت می‌شوند. در ستون شرح رویداد، شرح مختصر از رویداد مالی و نام حسابی که بدهکار یا بستانکار است، نوشته میشود؛ این دفتر عمدتا برای ارائه صورت های مالیاتی سالانه استفاده میشود.

2. دفاتر کل

یکی دیگر از انواع دفاتر قانونی رسمی در حوزه حسابداری، دفتر کل است که برای آماده سازی صورت های مالی و ترازنامه استفاده می شود؛ در این دفاتر، اطلاعات مربوط به رویدادهای مالی با فاصله زمانی بیشتری نسبت به فاصله ثبت در دفتر روزنامه درج می گردند؛

به علت تنوع داده‌های حسابداری در دفتر روزنامه، یافتن نوع خاصی از رویدادهای مالی در شرکت‌های بزرگ با حجم معاملات، بالا کار دشواری است؛ این نقص و محدودیت دفتر روزنامه، باعث تشویق حسابداران به استفاده از دفتر کل می‌شود.

البته یکی از نقاط ضعف دفتر روزنامه این است که نمیتوان مانده هر حساب را در هر تاریخی از دوره مالی مشخص کرد، و از طرفی امکان تهیه صورت های مالی، گزارش های سازمانی و مدیریتی وجود ندارد.

انواع دفاتر قانونی غیررسمی

در برخی مؤسسات نياز است که اطلاعات تفضيلی يا جزئيات بعضی از فعاليتهای مالی تهیه شوند، و اين اطلاعات را نميتوان به آسانی از دفترکل استخراج نمود، در نتيجه از دفاتری که جنبه کمکی دارند، به نام “دفتر معين” استفاده ميگردد؛ دفاتر معين از دفاتر قانون نيستند و ميتوانند به صورت کارتهای آزاد باشند، معمولا برای سهولت مراجعه به صفحات دفتر معين، حسابها در اين دفاتر به ترتيب حروف الفبا نگهداری ميشوند؛ از دفاتر قانونی و البته غیر رسمی دیگری که در بسیاری از موسسات و شرکت ها به کار میروند “دفتر دارایی” و “دفتر کپیه” هستند.

1. دفاتر معين که در موسسات نگهداری ميشوند

• دفتر معين بانک
•  دفتر معين بدهکاران
•  دفتر معين اموال
•  دفتر معين بستانکاران

کارت های حساب اعم از آنکه بوسیله دست یا ماشین تهیه شده باشد در حکم دفاتر معین است.

2. دفتر دارایی

در این نوع از دفاتر قانونی، یعنی دفتر دارایی، کلیه دارائی های شرکت، مؤسسه تجاری و یا تاجر به شکل منقول، غیر منقول، دیون، وجه نقد و مطالبات قید میگردد؛ در واقع میتوان گفت اطلاعات ثبت شده در دفتر دارایی از دفتر کل استخراج می شود! مهلت تنظیم دفتر دارایی و ارسال گزارش های مربوط به رویدادهای مالی براساس قانون تجارت تا 15 فروردین هر سال است. وجه تمایز دفتر دارایی از دفاتر قانونی به خاطر امضاء تاجر یا مدیریت شرکت یا مؤسسه تجاری جهت تأیید و صحت اطلاعات آن می باشد.

3. دفتر کپیه

تمام انواع دفاتر قانونی از جمله دفتر روزنامه، دارایی و کل قبل از تحریر، نیاز به امضای نماینده اداره ثبت دارند! دفتر کپیه از این قاعده مستثنی بوده و سایر شرایط قانون تجارت برای آن رعایت می شود. صورت حساب های مالی، مراسلات و … را به ترتیب تاریخ ثبت در دفتر کپیه لحاظ می‌کنند.

در ماده 10 قانون تجارت اینگونه ذکر شده است که دفتر کپیه به دفتری اطلاق می شود که به ترتیب تاریخ ، نامه نگاری ها و صورت حساب های صادر شده در آن ثبت شده باشد؛ که البته امروزه بکارگیری سیستم های اتوماسیون کاربرد این دفتر را از بین برده اند!

مرتبط بخوانید: دلایل اصلی رد شدن دفاتر قانونی